Terminy
Termin rozpoczęcia: 2009-06-22Miejsce konferencji
Nazwa obiektu: Pensjonat Antałówka ***Opis:
Informacje podstawowe o szkoleniu:
Celem szkolenia jest pogłębienie wiedzy oraz doskonalenie kompetencji zawodowych i interpersonalnych niezbędnych w pracy na stanowisku sekretarki i asystenta, a więc min:
-doskonalenie umiejętności komunikowania się z szefem oraz klientami
wewnętrznymi i zewnętrznymi podczas kontaktów osobistych i przez telefon;
-zdobycie i poszerzenie wiedzy na temat zasad kreowania profesjonalnego wyglądu w miejscu pracy;
-doskonalenie umiejętności psychospołecznych podnoszących jakość pracy .
-zapoznanie z systemami kancelaryjnymi, sposobami rejestracji, klasyfikacji pism i informacji oraz pełnym trybem postępowania z informacją, jej zbieraniem, przetwarzaniem, przekazywaniem i archiwizowaniem.
- poznanie zasad prowadzenia korespondencji- sporządzania dokumentów na komputerze i redagowania pism służbowych , wykorzystania środków technicznych do zwiększenia efektywności pracy .
- poszerzenie wiedzy i doskonalenie umiejętności w zakresie przygotowywania
podróży służbowych szefa i postępowania podczas jego nieobecności.
Szkolenie skierowane jest do:
Szkolenie skierowane jest do pracowników sekretariatów, asystentów dyrektorów zatrudnionych w przedsiębiorstwach oraz administracji publicznej .
Program szkolenia:
1. Wpływ kultury osobistej asystentki / asystenta dyrektora na tworzenie wizerunku firmy – sposoby podniesienia skuteczności w budowaniu wizerunku organizacji i jego wpływ na budowanie relacji z otoczeniem przedsiębiorstwa, sekretariat jako część biura, sprawność działania sekretariatu, obowiązki asystentki- sekretarki, funkcje sekretariatu.
2. Sprawna komunikacja z klientem, współpracownikami i szefem
* rozwijanie precyzji w komunikacji * techniki poprawiające porozumiewanie się * bariery komunikacyjne i sposoby ich likwidowania * kontrola emocji *, zjawisko „przeniesienia” i „indukowania agresji”, sztuka wywierania wpływu na klienta wewnętrznego i zewnętrznego poprzez perswazję,” podążanie za”, paradoks i inne techniki, rozwiązywanie sytuacji konfliktowych, usuwanie obiekcji i zastrzeżeń klienta, standardowe i niestandardowe techniki rozwiązywania konfliktów, mowa ciała i jej wpływ na budowanie prawidłowych relacji.
3. Obsługa interesantów w kontakcie bezpośrednim i telefonicznym
* przyjmowanie gości i interesantów w sekretariacie i gabinecie szefa, obsługa klienta przez telefon, trudne procedury w obsłudze interesantów przez telefon, emocje okazywane podczas rozmów przychodzących oraz ich wpływ na decyzję klienta, szybkie metody przynoszące relaks w miejscu pracy.
4. Autoprezentacja
* rola stroju w życiu zawodowym * sekrety profesjonalnej prezentacji, wizerunek w biznesie * pozytywne oddziaływanie na otoczenie * stylizacja – dobór fryzury,ubioru do typu urody, sylwetki * kolorystyka ubioru i jej wpływ na otoczenie * pokaz makijażu– techniki wykonywania makijażu, korekcja twarzy.
5. Organizacja pracy w kancelarii i sekretariacie
Znaczenie i zasady pracy biurowej, specyfika pracy* Obieg dokumentacji w firmie* Instrukcja kancelaryjna , systemy kancelaryjne* Rodzaje współczesnej dokumentacji biurowej * Przyjmowanie dokumentów wpływających do firmy* nadawanie dokumentów wychodzących z firmy *Sposób prowadzenia dziennika korespondencji* Segregowanie dokumentacji firmy i jej rozdzielanie wg przeznaczenia*
Sposoby zabezpieczania i przechowywania dokumentacji * terminarz- plan pracy szefa, współpraca z szefem * Organizowanie czasu pracy*
6. Zasady komunikacji pisemnej z klientami
* pisma zewnętrzne i wewnętrzne *elementy składowe treści pisma (wprowadzenie,
przedstawienie problemu, uzasadnienie, wnioski) w zależności od rodzaju korespondencji, budowa tekstu reklamowego,* metody redagowania pism (indukcyjna i dedukcyjna),*wymogi stylu pism,
* skróty w korespondencji, *zasady dzielenia wyrazów w korespondencji, znaki interpunkcyjne i symbole
* sposoby wyróżniania elementów pisma, numeracja wielostopniowa i dziesiętna,
* kształtowanie public relations w korespondencji, zasady edycji tekstu,
* układy graficzne pism (blokowy i a linea); zasady ich sporządzania na komputerze,
*sporządzanie pism na blankietach korespondencyjnych, papierze bez nadruku, pisma z tytułem, formularze (rejestry telefonów)- rozmieszczenie elementów pisma w edytorze Word,
*wykorzystanie edytora do sporządzenia korespondencji (szablony i wzorce, własne szablony, marginesy, układ strony, nagłówek i stopka, wcięcia i odstępy, podziały wierszy, operacje na czcionkach),
* użycie tabulatora, tabeli i wcięcia w zależności od rodzaju pisma,
* korespondencja seryjna w adresowaniu kopert, etykiet i nagłówków pism, tworzenie i korzystanie z adresowych baz danych odbiorców,
*paginacja stron
7 Przygotowanie podróży służbowej szefa
*uzgodnienie programu i umówienie rozmówców na określony termin w określonym miejscu
*przygotowanie odpowiednich dokumentów ,materiałów ,informacji
*ustalenie sposobu kontaktowania się z szefem
*przygotowanie informacji lub relacji z ważniejszych wydarzeń podczas jego nieobecności
*Wypełnienie druku i rozliczanie delegacji służbowej, jeśli firma jest mała
8.Archiwizacja dokumentów
Podział na grupy dokumentów archiwalnych* Podstawowe oznaczenia dokumentów archiwalnych * Przekazanie akt do archiwum *Spis zdawczo – odbiorczy * Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę *Sposoby zabezpieczania i przechowywania dokumentacji * Zasady archiwizowania dokumentów * Ustawowe okresy przechowywania danych
Informacje o prelegentach:
-psycholog, doświadczony trener umiejętności psychospołecznych z certyfikatem NLP, wykładowca wyższej szkoły bankowości finansów i zarządzania, stały współpracownik CSB, wysoko ceniony przez uczestników szkoleń.
– wizażysta, właścicielka firmy image, koordynator i trener wizażystek w Max Factor, wykładowca stylizacji i wizażu.
– doświadczony wykładowca,praktyk, specjalista z zakresu korespondencji biurowej i dokumentacji kancelaryjnej ,organizacji pracy biura i sekretariatu .
Koszt i warunki udziałuCeny:
1875 zł - dopłata do pok. 1-os. wynosi 320 zł
Cena zawiera:
zakwaterowanie (pokoje o wysokim standardzie z TV, łazienką) pełne wyżywienie, materiały szkoleniowe, imprezy towarzyszące, zaświadczenie o udziale w szkoleniu, przerwy kawowe.
Dostępne zniżki:
5% - przy zgłoszeniu 1 osoby do 01.01.2009
10% - przy zgłoszeniu 2 osób do 01.01.2009
15 - przy zgłoszeniu 3 osób do 01.01.2009
Dofinansowanie z UE:
Nie.
Warunki udziału i przyjmowania zgłoszeń:
* Zgłoszenia prosimy przesyłać faxem/pocztą z podpisem i pieczątką osoby decyzyjnej .
Zgłoszenie przesłane e-mailem ma formę wstępnej rezerwacji
*Potwierdzenie i rachunek wysyłamy zgłoszonym uczestnikom 7 dni przed szkoleniem
*W przypadku rezygnacji z udziału w szkoleniu-zwrotu całości kwoty dokonujemy na podstawie pisemnej lub telefonicznej informacji do 10 dni przed szkoleniem
Uwaga: organizator zastrzega sobie prawo zmiany pensjonatu na równorzędny standardem.